リンコム
業務指示に特化したシステムの導入で
効率化と業務指示実行の「見える化」を実現

店番長 / リンコム

「店番長」導入ケーススタディ:東急ストア

東急ストア外観
東急ストア中目黒本店
東急ストア(東京都、須田清社長)は、本部から店舗への業務指示の課題を解決するために、約1年前にリンコムの「店番長」を導入した。業務指示の効率化や店舗での実行力は、フィードバックの「見える化」によって向上。操作が直観的でわかりやすいという点も、大きなポイントであり、使い勝手のよいシステムとして、店舗スタッフからも高評価を得ている。

導入前のテストで機能の使いやすさを実感したシステム

「店番長」表示画面
「店番長」の画面例。業務指示に対する店舗からの回答を
一覧でき、進捗状況を「見える化」できるため、本部は
確実な実行を促すことができる。
東急ストアでは、以前の業務指示は主にメールで行っていた。メールは、手軽に送信できることから、本部がとりあえず連絡しておきたいものも含めるため、大量送信となることがあった。店舗側にとっては、業務指示以外にもメールを多数受信しており、本部からの業務指示の把握が難しい状況になることも多々あった。
また、業務の実行に関しては、本部からの指示を店舗側が確認しているのか、そして、実行しているのかが把握できないこともあった。本部、店舗の双方にとって、メールを確認して、業務を実行し、都度報告や確認を行うのは、負担となる側面もあった。
このような業務指示の課題解決が必要と考えているときに、東急グループ全体で活用していたグループウエアの見直しが行われることになった。当初は、東急ストアも、グループ企業全体で採用するシステムの導入を考えていたが、業務指示の改善という課題解決には疑問が残っていた。
そこで、東急ストア独自で採用するシステムの検討が始まった。経営統括室 情報システム部長の鈴木恵介氏は「選定基準としたのは、スーパーマーケットの業務指示に特化した、シンプルで誰もが使いやすいシステムでした。多機能でも設定が難しく、使いこなせなければ意味がありません」と話す。最終候補として残ったのがリンコムの「店番長」であった。
そして、5店舗を対象とした最終検討テストが行われた。経営統括室 情報システム課長の河西雄介氏は「テストの評価は、本部も店舗も、これは便利で使いやすいというものでした。すぐにでも導入してほしいという声を受けて、東急ストアでの導入を決めました」と語ってくれた。

業務指示の課題を解決する「見える化」システム

担当者写真
経営統括室 情報システム課長 河西雄介 氏(左)
経営統括室 情報システム部長 鈴木恵介 氏(右)
「店番長」は、直観的に誰もが使いやすいシステムであることから、「スムーズに導入でき、使い方に関する質問も、ほとんど来ることがなかった」(鈴木部長)。
以前、本部から業務指示のメールを送る場合は、個人IDがなかったために、各店舗の部門宛てと店長宛ての2通を送信していた。そのうえ、メールを見ているのか、伝わっているのか、そして実行されているのかがわかりにくい状態だった。「店番長」の導入によって、店舗では業務指示が優先順に並べられ、一覧できるので、把握しやすくなった。さらに、期限が近づくと実行されていない指示についてのお知らせ機能もある。また、本部では各店舗の業務指示の実施状況の把握や、実行率の「見える化」が実現。さらに、誰が、どのような業務指示を出したのかまでも、本部全体で一元管理できることもポイントだ。「本部も店舗で確実に業務を実行してもらう責任があるので、闇雲に指示を出すのはNG」と鈴木部長は話す。
誰からどのような業務指示が出され、それを受け店舗で指示が実行されたかが把握できるシステムであるため、無駄が軽減され、業務全体の効率化や店舗の負担を軽くすることに大きく寄与している。
導入から約1年が経過し、「今後は業務指示の内容や量を見直し、店舗負担を考慮した効果的かつ効率的な指示のあり方を考えていきたい」と鈴木部長は語ってくれた。

リテールテックJAPAN2019レポート

スペースを広げプレゼンテーションコーナーを設置

マルチストアオートメーションシステム「店番長」

ブース写真
リンコムは前回よりも展示スペースを広げ、プレゼンテーションを行う場所も設けていた。もちろん来場者に対し、同社のマルチストアオートメーションシステム「店番長」の理解を求めるためだ。「店番長」は、チェーン店向けのコミュニケーションツールとして拡販を図っている。

チェーン店での本部の指示

説明担当者は、「実際のチェーン店では本部の指示が徹底されないことに課題を抱えている。店舗への指示が多くて複雑なケースもあるし、本部が店舗の状況を把握できていなかったり、人手不足で店舗側では指示を見る時間も直ちに取り掛かる時間もなかったりする」とチェーン店にとっての指示の徹底が不足している状況は大きなリスクにつながったり、チャンスロスを招いたりといった問題を起こしかねない。リンコムの説明によれば、チェーン店への指示は一般的に40%しか実行されていないとし、業績に大きな違いが生じるのは、その本部からの指示を確実に伝達し、チェーン店で確実に実行する体制ができていないためだという。実行力を高めるためには何が必要か。通常の連絡手段では何ら改善が見られないならば、思い切って指示を伝える方法を見直す必要があるだろう。そのためには機能を高めたツールを導入するのが手っ取り早い。

「店番長」の強み

同社がブースで熱心に説明する「店番長」は、本部からチェーン店に向けた実行管理に特化したクラウド型のチェーン店管理システム。本部が入力する指示は、期日や重要度などの入力項目を定型化。指示ごとに回答形式を指定するので店舗が実行しなければならないことが明確になる。また、日々のデータは自動的に蓄積され見える化される。もちろん成果の高い店舗と低い店舗も明確化される。画像やデータを交えて店舗が指示を確認、回答して完了する状況を本部ではリアルタイムで把握できる。状況を把握できるので、改善ポイントや進捗に対する催促などを要求できる。
反対に店舗から本部へは、たとえば設備の修理依頼など本部がすぐに対策すべき項目をタスクリストとして管理できる。共有機能を備えることで、本部からの指示を店舗スタッフに周知することができ、いちいちプリントアウトして配布する手間が省ける。
「本部と店舗の意思疎通がスムーズになれば、働きやすい環境にもつながる。人手不足が問題となり、人材活用のムダを省いて効率的に投入するために工夫が必要なときこそ、本部と店舗のコミュニケーションを高めるツールが求められる」と担当者の「店番長」の説明にも力が入る。
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